Prevención de riesgos penales

Código Ético

MENSAJE DE LA DIRECCIÓN

El presente Código Ético pretende ser la base fundamental del Buen Gobierno Corporativo de la Fundación Logos (en adelante, la fundación). Recoge los valores y principios del conjunto de personas que conforman nuestra fundación, desde los distintos niveles de responsabilidad, con el objetivo de convertirlos en hábitos de comportamiento. Hemos considerado oportuno desarrollar un Código Ético que presida nuestras relaciones con los clientes, proveedores, trabajadores y colaboradores, como expresión de la misión, visión y valores corporativos.

El Código Ético de nuestra fundación constituye nuestro compromiso con los principios de ética y transparencia en todos los ámbitos de actuación, estableciendo un conjunto de principios y pautas de actuación dirigidos a garantizar el comportamiento ético y responsable de todo nuestro equipo en el desarrollo de su actividad. Se ha elaborado teniendo en cuenta las recomendaciones de buen gobierno de reconocimiento general en nuestro sector y los principios de responsabilidad social aceptados por la sociedad, constituyendo una referencia básica para su seguimiento por la fundación. Responde al mismo tiempo a las nuevas obligaciones de prevención penal impuestas en el ámbito de la responsabilidad penal de las personas jurídicas.

Actuar con integridad es más que proteger la imagen y la reputación de nuestra fundación, es también mantener un lugar donde todos estemos orgullosos de trabajar.

 PREÁMBULO

Este Código Ético fue aprobado por el Patronato de la Fundación el 7 de diciembre de 2020. En el propio texto se establecen los mecanismos de revisión y mejora que permiten adaptarlo a la evolución de las necesidades del entorno en el que la fundación desarrolla sus actividades, ya sea por la aparición de nuevas normas o como consecuencia de las recomendaciones de las diferentes instituciones que regulan las actividades desarrolladas y que tienen por objeto, entre otros, la mejora de los sistemas de control interno de la actividad y la información financiera.

Asimismo, el Código Ético incluye la revisión del marco cultural que ha redefinido la visión y la misión de la fundación, así como los principios y actitudes que deben presidir el comportamiento de las personas que en ella trabajan.

CAPÍTULO 1

OBJETO Y PRINCIPIOS

El código ético expone los principios que deben guiar el comportamiento en la fundación, consolidando una cultura y pautas de actuación compartidas en la gestión de los negocios y actividades aceptadas y respetadas por todos los empleados.

Este código pretende orientar las relaciones entre los empleados y de éstos con el resto de sus grupos de interés, traduciendo a comportamientos esperados los principios de la fundación definidos, aceptados y conocidos por todos. Para ello la fundación exige la implicación de todos, en primer lugar el patronato y los colaboradores; y después los donantes, voluntarios, otros colaboradores, proveedores, empleados, beneficiarios y, en definitiva, todos aquellos particulares, empresas o administraciones públicas que se vean influidos por los efectos directos o indirectos de la actividad de la fundación.

Los valores éticos que sirven como referencia y que constituyen la guía de conducta básica de la fundación son los siguientes:

– Integridad. Cuidamos el bienestar de las personas, la fundación y el entorno en el que desarrollamos nuestra actividad y actuamos siempre conforme a los compromisos que adquirimos. Evitamos cualquier tipo de discriminación por edad, sexo, estado de salud, nacionalidad, opciones políticas y creencias religiosas.

– Responsabilidad. Alcanzamos nuestros objetivos teniendo en cuenta el impacto global de nuestras decisiones y actuaciones en las personas y el entorno social, físico, económico y ambiental. Bajo ningún concepto la consecución de los intereses del grupo puede justificar una conducta deshonrosa.

– Transparencia. Trabajamos bajo la máxima de que todas nuestras acciones sean veraces, claras y contrastables, entendiendo la información como un activo de alto valor de la fundación. Proporcionamos información completa, transparente, comprensible y precisa de forma que, a la hora de establecer relaciones con la fundación, los implicados puedan tomar decisiones autónomas y conscientes de los intereses en juego, de las alternativas y las consecuencias relevantes.

– Flexibilidad. Escuchamos de forma activa, con el fin de conseguir nuestros retos y objetivos equilibrada y sostenidamente.

-Innovación. Generamos ideas y las llevamos a la práctica en un entorno colaborativo y de aprendizaje colectivo continuo.

El código ético es de obligado cumplimiento. Todos los empleados están obligados con el código ético y, por tanto, deben comunicar, haciendo uso de los canales que la fundación pone a su disposición, las prácticas que pudieran observar contrarias al código y a las normas en las que está basado. A tal efecto, la fundación ha establecido un procedimiento específico que permite a sus empleados comunicar de manera confidencial las irregularidades o malas prácticas.

La fundación aplica el principio de diligencia debida para la prevención, detección y resolución de conductas irregulares relacionadas con ilícitos penales o de cualquier otra naturaleza. En este sentido, la fundación entiende que el principio le compromete, entre otros, a analizar regularmente los riesgos en este ámbito, a asegurar que todos los empleados conocen lo que se espera de ellos, a definir responsabilidades en lo que se refiere al cumplimiento de este código y a establecer un canal que permita la notificación y rápida resolución de irregularidades.

CAPÍTULO 2

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El cumplimiento de esta norma es obligatorio para todos los miembros del patronato, representante legal, directivos y empleados de la fundación, tal y como se define en el art. 42 del Código de Comercio, independientemente del tipo de contrato que determine su relación laboral, de la posición que ocupen y del lugar donde desempeñen su trabajo, así como a todas aquellas personas que hubieran sido transferidas de forma temporal para prestar servicios de cualesquiera tipos. Las referencias hechas a lo largo del código ético a los “empleados” se entenderán hechas a todas las personas referidas en este párrafo.

Adicionalmente la aplicación del código podrá hacerse extensiva a cualquier persona u organización pública o privada vinculada con la fundación, cuando las circunstancias lo aconsejen y se posible por la naturaleza de la relación.

2.1 Responsabilidades de todos los empleados

Todos los empleados tienen las siguientes obligaciones:

– Deben conocer, cumplir y hacer cumplir las leyes, políticas, protocolos y procedimientos que les sean de aplicación según su función, responsabilidad y lugar de trabajo. La fundación pondrá a su disposición los medios necesarios para que conozcan y comprendan el código ético y cualesquier norma de carácter local, nacional o internacional que sea relevante para el desempeño de sus funciones profesionales.

– Deben conocer y cumplir los compromisos y pautas de conducta descritos en esta norma.

– Promover entre el patronato, donantes, proveedores, contratistas y empresas colaboradoras y voluntarios la adopción de pautas de conducta consistentes con esta norma y prestar atención a la conducta de terceros que representen a la entidad, para que su comportamiento sea coherente con el de la fundación.

– Deben  solicitar ayuda a los superiores jerárquicos, a la cadena de reporte alternativo o al compliance officer en caso de duda (responsable del cumplimiento normativo).

– Deben informar a través de los medios y canales establecidos de los incumplimientos y vulneraciones de las pautas recogidas en esta norma.

– Deben colaborar en el funcionamiento de los sistemas de control de la fundación y en el desarrollo de auditorías de control que pudieran ser realizadas para identificar o corregir deficiencias o debilidades en los sistemas de control interno.

2.2 Responsabilidades adicionales de aquellos que dirigen personas

Aquellos empleados que tienen encomendada la misión de gestionar y dirigir equipos de personas con carácter estable o esporádico tienen además de las anteriores las siguientes obligaciones adicionales:

– Deben velar por que las personas que estén bajo su responsabilidad conozcan, comprendan y cumplan esa norma.

– Deben liderar con el ejemplo, puesto que su comportamiento debe ser modelo a seguir para el resto de los empleados.

La fundación espera de todos sus empleados un alto nivel de compromiso con el cumplimiento de esta norma y de las pautas establecidas en la misma.

Asimismo, se promoverá e incentivará entre el patronato, voluntarios, proveedores, contratistas y empresas colaboradoras el conocimiento de esta norma y la adopción de pautas de conducta consistentes con la misma.

CAPÍTULO 3

ACEPTACIÓN Y CUMPLIMIENTO

Este Código Ético es de obligado cumplimiento para todas las personas de la entidad y aquellos terceros que voluntariamente hayan aceptado su aplicación. Por su parte, la fundación se compromete a comunicar, difundir y actualizar este código a fin de que sea conocido y respetado por la totalidad de sus empleados, a los que será comunicado fehacientemente debiendo asumir formalmente su compromiso de cumplimiento en el momento de su contratación o de novación de sus contratos, así como en aquellas otras circunstancias donde la fundación así lo requiera. Adicionalmente los directivos podrán ser formalmente requeridos a manifestar que cumplen con las disposiciones del código ético.

La obligación de cumplir el código ético podría hacerse extensiva a aquellos proveedores de la fundación cuyas características así lo aconsejen. En estas situaciones, se solicitará a los proveedores que, de forma voluntaria al presentar ofertas en procesos de contratación o licitación, acepten el compromiso de aplicar en su relación con la fundación el presente código ético u otro código o protocolo más restrictivo que puedan tener.

CAPÍTULO 4

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN. CANAL CONFIDENCIAL

Todos los empleados, proveedores y demás interesados tienen la obligación de informar a sus superiores jerárquicos, cadena de reporte alternativa o compliance officer (responsable del cumplimiento normativo) sobre cualquier incumplimiento o vulneración de esta norma que pudieran observar en el desempeño de sus actividades a través de los canales formales establecidos al efecto tan pronto como tuvieran conocimiento de tales hechos. A este respecto, la fundación establece tres canales diferentes de comunicación:

– Superior jerárquico

– Cadena de reporte alternativa

– Compliance officer, bien directamente o bien a través del canal de denuncias implementado al efecto.

La fundación tramitará las comunicaciones, en la medida de lo posible, de forma confidencial y por los cauces que observen la debida reserva y discreción, garantizando la rapidez en la respuesta y el establecimiento de medidas cautelares cuando resulte necesario. Estas cuestiones serán, en todo caso, tratadas de acuerdo al protocolo específico que la fundación ha elaborado al respecto.

4.1 Confidencialidad

La fundación examina con estricta confidencialidad los datos y declaraciones realizadas.  Los datos de los intervinientes podrán ser objeto de comunicación solo en el caso de que el hecho denunciado dé lugar al inicio de actuaciones por parte de las autoridades administrativas o judiciales y en la medida en que sean requeridos por éstas, así como, en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales, y en su caso a las personas implicadas en cualquier investigación posterior o procedimiento judicial incoado como consecuencia de la investigación.

4.2 Fundamentación y exhaustividad

La fundación adoptará cualquier decisión de forma razonada, proporcionada, apropiada y considerando especialmente las circunstancias personales y del hecho objeto de investigación. Se investigará detalladamente la veracidad de la información recibida sobre potenciales incumplimientos del código ético.

4.3 Compromiso de no represalia

La fundación establece formalmente que no tolerará represalias de ningún tipo cometidas sobre aquellas personas que hagan uso de los procedimientos establecidos para la comunicación de conductas irregulares.

4.4 El derecho al honor de las personas y prohibición de la indefensión

El derecho al honor de las personas es una de las máximas de actuación de la entidad. Se pondrá la mayor atención en velar por tal derecho, garantizando los derechos de denunciante y denunciado y su derecho a defenderse de cualesquiera acusaciones que se dirigieran contra él.

4.5 Plazos máximos de conservación de denuncias

Los plazos máximos de conservación de las denuncias y demás documentación relacionada con las mismas son los siguientes:

CANAL CONFIDENCIAL
ConceptoPlazo propuesto de conservaciónPlazo total
Investigación/instrucción de la denunciaPlazo que dure la investigación y que, con carácter general, no podrá superar los 6 mesesOcho meses

Finalizada la investigación/

instrucción de la denuncia

Denuncias sobre hechos no probadosPlazo máximo de 2 meses desde la finalización de la investigación
Denuncias sobre hechos probados (que continúen como procedimiento penal, laboral, administrativo, etc.)Plazo que dure la tramitación del procedimientoSeis meses más el plazo que dure la tramitación del procedimiento
Finalizado el procedimientoPlazo máximo de 2 meses desde la finalización del procedimientoSeis meses más el plazo que dure la tramitación del procedimiento más dos meses

No obstante, si las circunstancias de los hechos denunciados, la gravedad de los mismos o la intervención de un volumen importante de responsables o afectados lo aconsejara, se podrán ampliar los plazos mediante resolución motivada y debidamente notificada por el canal habitual a los afectados por la investigación.

4.6 Cuadro de reporte alternativo. Ayuda e información

El presente código recoge las pautas generales que deben guiar el comportamiento de todos los empleados que forman parte de la fundación. En caso de duda los empleados podrán obtener ayuda de su superior jerárquico o del compliance officer. No obstante, la fundación ha establecido una cadena de reporte alternativa a la legal jerárquica con el fin de que los empleados puedan recurrir también a las unidades y direcciones de la entidad especialistas en dichos asuntos. Comunicado el hecho, los responsables de la unidad deberán mantener la oportuna reserva y confidencialidad, recabando en todo caso el auxilio del compliance officer.

Así, si no fuera conveniente comunicar el hecho al superior jerárquico, los empleados podrán dirigirse a la dirección general.

CAPÍTULO 5

PAUTAS DE CONDUCTA

Todos los empleados de la fundación y aquellos terceros que voluntariamente lo hayan consentido expresamente, deben actuar de acuerdo con los principios de comportamiento que se indican a continuación.

5.1 Principios generales de comportamiento: cumplimiento normativo y respeto a los valores éticos

La fundación asume el compromiso de desarrollar todas sus actividades de acuerdo con la legislación en vigor en todos los ámbitos de su actuación y en todas las localizaciones en los que desarrolle su actividad, por lo que los empleados de la entidad cumplirán con la legalidad vigente atendiendo al espíritu y finalidad de las normas.

Igualmente, los empleados de la fundación respetarán íntegramente las obligaciones y compromisos asumidos por la entidad en sus relaciones con terceros, así como las buenas prácticas de los lugares en los que ejerza su actividad.

Los empleados no colaborarán con terceros en la violación de ninguna ley ni en acciones que, aun siendo legales, puedan comprometer el respeto al principio de legalidad, dañar la reputación de la fundación o perjudicar la percepción que tienen de la compañía los mercados, los clientes, reguladores, administraciones o resto de partes interesadas concurrentes.

Por su parte, la entidad se compromete a poner a disposición de sus empleados los medios necesarios para que conozcan la normativa interna y externa relevante a su ámbito de responsabilidad.

5.2 Las personas

5.2.1 Respeto entre las personas

La gestión de los recursos humanos y las relaciones entre los empleados parten siempre del respeto escrupuloso a la dignidad de las personas y están basadas en los principios de confianza y respeto mutuos.

La entidad prohíbe expresamente el abuso de autoridad y cualquier tipo de acoso, ya sea de tipo físico, psicológico o moral, así como cualquier otra conducta que pueda generar un entorno de trabajo intimidatorio, ofensivo u hostil para las personas.

Los empleados deben tratarse de forma respetuosa, profesional y amable, para propiciar un entorno de trabajo agradable, gratificante y seguro que anime a las personas a dar lo mejor de sí mismas. De la misma forma, las relaciones de los empleados del grupo y los de las empresas colaboradoras estarán basadas en los criterios anteriores, en el respeto profesional y en la colaboración mutua.

5.2.2 Desarrollo profesional, igual de oportunidades y no discriminación

La fundación garantiza la igualdad de oportunidades y se compromete a poner los medios para ayudar a sus empleados a desarrollarse profesional y personalmente. Asimismo, la fundación no tolera ningún tipo de discriminación por motivos de sexo u orientación sexual, raza, nacionalidad, creencias religiosas, opinión política, discapacidad o cualquier otra circunstancia susceptible de ser objeto de discriminación.

La fundación apoya y se compromete a implantar y desarrollar aquellas políticas públicas cuyo objetivo sea promover una mayor igualdad de oportunidades y el fomento de una cultura de recompensa al mérito.

Se compromete también a poner los medios para contribuir al aprendizaje y la formación de sus empleados y a la actualización de sus conocimientos y competencias con el fin de propiciar su progreso profesional y aportar más valor a la entidad, el patronato, colaboradores, voluntarios, compañeros y a la sociedad civil en general.

Finalmente, la fundación entiende la importancia en el equilibrio entre la vida personal, familiar y profesional para el desarrollo integral de la persona, por lo que fomentará medidas y desarrollará acciones que ayuden a sus empleados a alcanzar tal equilibrio.

5.2.3 Trabajo en equipo, colaboración y dedicación

La fundación considera que la colaboración, el trabajo en equipo y la búsqueda de sinergias son imprescindibles para lograr sus objetivos y para aprovechar al máximo sus capacidades, recursos y la diversidad de conocimientos, habilidades y experiencias que se integran en el grupo.

Por eso, la entidad promueve, facilita e incentiva la colaboración y el trabajo en equipo de las personas que forman parte de ella y entre las distintas unidades y áreas.

Los empleados deben actuar con espíritu de colaboración, poniendo a disposición de quien lo precise sus conocimientos, habilidades y talento para contribuir de este modo a la consecución de los objetivos e intereses globales. Los empleados trabajan de forma eficiente, aprovechando al máximo el tiempo y los recursos que la fundación pone a su disposición.

Para estimular la lealtad, la satisfacción y el orgullo de pertenencia, la entidad se compromete a dedicar recursos y a desarrollar iniciativas y acciones que promuevan la cohesión cultural en la organización.

5.2.4 La integridad, la seguridad y la salud de las personas

5.2.4.1 La integridad y la tutela de la persona

La fundación se compromete a tutelar la integridad moral de sus colaboradores garantizando el derecho a condiciones de trabajo respetuosas con la dignidad de la persona. Por este motivo, protege a los trabajadores frente a actos de violencia psicológica y lucha contra cualquier actitud o comportamiento discriminatorio o lesivo de la persona, de sus convicciones y de sus preferencias. No está permitido el acoso sexual y se deberán evitar comportamientos o discursos que puedan dañar la sensibilidad personal.

El empleado que considere haber sido objeto de acoso o haber sido discriminado por motivos vinculados a la edad, al sexo, la sexualidad, la raza, el estado de salud, la nacionalidad, las opiniones políticas, las creencias religiosas, etc., puede señalar lo ocurrido a la fundación que evaluará si realmente se ha producido una violación del Código Ético. Las disparidades no se consideran discriminación si son justificadas o justificables en base a criterios objetivos.

5.2.4.2 La seguridad y la salud de las personas

La organización dedica los medios necesarios para, partiendo del respeto escrupuloso a la normativa aplicable, proporcionar a los empleados un entorno laboral saludable y seguro. Igualmente la fundación se compromete a mejorar continuamente las medidas de prevención de riesgos laborales y de fomento de la salud en el trabajo en cada uno de los sectores y lugares donde desarrolla su actividad, conscientes de que el objetivo de la fundación es proteger sus propios recursos humanos, patrimoniales y financieros, buscando constantemente las sinergias necesarias no sólo en el interior de la Sociedad, sino también con los proveedores, los colaboradores, los voluntarios y los donantes implicados en la actividad.

La organización promueve y estimula la adopción de prácticas avanzadas en materia de salud y seguridad entre sus proveedores, voluntarios, contratistas y en general con cualesquiera empresas colaboradoras.

Los empleados son responsables de observar un cumplimiento riguroso de las normas de salud y seguridad en el trabajo, velando por su propia seguridad, la de sus compañeros y por la de las personas que pudieran verse afectadas por sus actividades. Igualmente deberán hacer un uso responsable del equipamiento que, en su caso, tengan asignado cuando desarrollen actividades, especialmente de riesgo, y divulgarán entre sus compañeros y subordinados los conocimientos y prácticas en materia de seguridad, salud y prevención riesgos.

La fundación, por su parte, se compromete a dotar a sus empleados de los recursos y del conocimiento necesario para que puedan desempeñar sus funciones con seguridad y en un entorno saludable.

5.2.6 Conflicto de intereses y lealtad a la fundación

Los conflictos de intereses aparecen cuando los intereses personales de los empleados, de forma directa o indirecta, son contrarios o entran en colisión con los intereses de la organización, interfieren en el cumplimiento recto de sus deberes y responsabilidades profesionales o le involucran a título personal en alguna transacción u operación económica de la fundación.

La fundación reconoce y respeta la participación de sus empleados en actividades financieras y empresariales distintas a las que desarrollan para ella, siempre que sean legales y éticas y no entren en colisión con sus responsabilidades como empleados.

Los empleados deberán evitar situaciones que pudieran dar lugar a un conflicto entre los intereses personales y los de la fundación, se abstendrán de representar a la misma e intervenir o influir en la toma de decisiones en cualquier situación en la que, directa o indirectamente, ellos mismos o personas vinculadas a ellos, tuvieran interés personal. Deberán actuar siempre, en el cumplimiento de sus responsabilidades, con lealtad y en defensa de los intereses de la fundación.

A estos efectos, tendrán la consideración de personas vinculadas, el cónyuge o las personas con análoga relación de afectividad, los ascendientes, descendientes y hermanos del propio empleado y de su cónyuge, los cónyuges de los ascendientes, descendientes y hermanos del empleado y las sociedades controladas, directa o indirectamente por el empleado o por una persona interpuesta. Asimismo, los miembros del patronato y las personas vinculadas por una relación laboral a la fundación no podrán realizar, por cuenta propia o ajena, tareas, trabajos o prestar servicios en beneficio de empresas o fundaciones del sector o de empresas o fundaciones que desarrollen actividades susceptibles de competir directa o indirectamente con las de la fundación o que puedan llegar a hacerlo. Ante una situación de posible conflicto de intereses los empleados de observarán los siguientes principios generales de actuación:

– Comunicación: informarán por escrito a los superiores jerárquicos sobre los conflictos de interés en que estén incursos, previamente a la realización de la operación o conclusión del negocio de que se trate, con el fin de adoptar las decisiones oportunas en cada circunstancia concreta y así evitar que su actuación imparcial pueda verse comprometida.

– Abstención: se abstendrán de intervenir o influir, directa o indirectamente, en la toma de decisiones que puedan afectar a las entidades de la empresa o fundación con las que exista conflicto de interés, de participar en las reuniones en que dichas decisiones se planteen y de acceder a información confidencial que afecte a dicho conflicto.

– Independencia: actuarán en todo momento con profesionalidad, con lealtad a la organización y su patronato e independientemente de intereses propios o de terceros. En consecuencia, se abstendrán en todo caso de primar sus propios intereses o de terceros a expensas de los de la fundación.

5.2.7 Oportunidades de negocio

Se considerarán oportunidades de negocio aquellas inversiones o cualesquiera operaciones ligadas a los bienes de la fundación de las que el empleado haya tenido conocimiento con ocasión del desarrollo de su actividad profesional, cuando la inversión o la operación hubiera sido ofrecida a la organización o este tenga interés en ella. El empleado no podrá aprovechar oportunidades de negocio en beneficio propio o de persona a él vinculada, entendiendo por tal las personas mencionadas en el artículo anterior, salvo que:

– sea ofrecida previamente a la fundación; y

– la fundación haya desistido de explotarla sin mediar influencia del profesional; o

– la dirección responsable de la función de recursos humanos de la fundación autorice el aprovechamiento por el empleado de la oportunidad de negocio.

El empleado no podrá utilizar el nombre de la fundación ni invocar su condición de profesional de aquellas para realizar operaciones por cuenta propia o de personas a él vinculadas.

5.2.8 Personal

5.2.8.1 Selección de personal

La evaluación del personal a contratar se lleva a cabo considerando si los perfiles de los candidatos se corresponden con los esperados y las diversas necesidades de la fundación, respetando el principio de igualdad de oportunidades para todos los sujetos interesados.

La información que se solicite servirá únicamente para comprobar los aspectos vinculados al perfil profesional o la aptitud psicológica, respetando en todo momento la esfera privada y las opiniones del candidato. Recursos Humanos, de acuerdo con la información que tenga a su disposición, adoptará las medidas oportunas para evitar favoritismos, nepotismos o formas de clientelismo en las fases de selección y contratación.

5.2.8.2 Establecimiento de la relación laboral

El personal se contrata mediante una relación legal, prohibiéndose cualquier tipo de trabajo ilegal. Al establecerse la relación laboral, cada colaborador recibe información precisa con relación a:

– las características del cargo y de las tareas a realizar.

– Los elementos normativos y retributivos regulados conforme al convenio colectivo.

– Las normas y procedimientos a adoptar con el fin de evitar posibles riesgos para la salud vinculados a la actividad laboral.

Esa información se presenta al empleado para que la acepte tras su plena comprensión.

5.2.8.3 Gestión del personal

La fundación evita cualquier forma de discriminación con respecto a sus propios empleados. En el ámbito de los procesos de gestión y desarrollo del personal, así como en la fase de selección, las decisiones tomadas se basan en la adecuación de los perfiles esperados y los perfiles de los empleados y/o en consideraciones vinculadas a los méritos. El acceso a las funciones y cargos se establece también teniendo en cuenta las competencias y las capacidades; además, siempre que sea compatible con la eficiencia general del trabajo, se favorece una organización laboral flexible que facilite la gestión de la paternidad y maternidad y, en general, el cuidado de los hijos. La evaluación de los empleados se efectúa de manera extensa implicando a los responsables pertinentes, a recursos humanos y, siempre que sea posible, a los sujetos que han entrado en relación con el evaluado. De acuerdo con la información disponible y dentro de los límites de la protección de la privacidad, el departamento de personal se encargará de impedir formas de nepotismo. Las políticas de gestión del personal están a disposición de todos los empleados a través de las herramientas de comunicación implementadas y conocidas por todos.

5.2.8.4 Cambios en la organización del trabajo

En caso de que se reorganicen las actividades laborales, se debe salvaguardar el valor de los recursos humanos predisponiendo, siempre que sea necesario, acciones de formación y/o de recalificación profesional. Para ello, la fundación se atiene a los siguientes criterios:

– los gastos de la reorganización laboral deberán distribuirse lo más uniformemente posible entre todos los empleados, conforme al ejercicio eficaz y eficiente de la actividad de la fundación.

– En caso de que se tengan que gestionar situaciones nuevas o imprevistas, al empleado se le podrán asignar tareas diversas a las desarrolladas previamente, salvaguardando en todo momento sus competencias profesionales.

5.2.9 Derechos humanos

La fundación, además de cumplir con la legislación vigente que le es aplicable donde desarrolla su actividad, se compromete a respetar los derechos humanos internacionalmente reconocidos, que abarcan los derechos enunciados en la Carta Internacional de Derechos Humanos[1] y los principios relativos a los derechos establecidos en la Declaración de la Organización Internacional del Trabajo relativa a los Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo y los Ocho Convenios fundamentales que los desarrollan[2].

Con el fin de identificar, prevenir, mitigar y dar respuesta a potenciales consecuencias negativas sobre los derechos humanos, la fundación llevará a cabo un proceso continuo de debida diligencia en sus propias actividades y en las que guarden relación directa con sus operaciones, productos o servicios prestados por sus relaciones comerciales o sociales/proyectos. Asimismo, incluirá en los planes de formación y de comunicación para sus empleados acciones relativas a derechos humanos y promoverá herramientas de apoyo para la difusión del conocimiento de estos derechos con el fin de garantizar su protección. En consecuencia, todos los empleados de la organización deberán secundar este compromiso, desempeñando sus actividades profesionales con total respeto y garantía de los derechos humanos y libertades públicas.

[1] Incluye la Declaración Universal de los Derechos humanos (1948) y los principales instrumentos en los que se ha codificado: el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos (1976) y el Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales (1976).

[2] Convenio sobre la libertad sindical y la protección del derecho de sindicación (1948); Convenio sobre el derecho de sindicación y de negociación colectiva (1949); Convenio sobre el trabajo forzoso (1930); Convenio sobre la abolición del trabajo forzoso (1957); Convenio sobre la edad mínima (1973); Convenio sobre las peores formas de trabajo infantil (1999); Convenio sobre igualdad de remuneración (1951); Convenio sobre la discriminación (empleo y ocupación, 1958).

 5.3 Plan de tolerancia cero con la corrupción. Control interno y prevención del fraude

La fundación está comprometida con el respeto de su código ético y los compromisos alcanzados por el Pacto Mundial[3]. Por ello exige a sus empleados que sean honestos, transparentes y justos en el desempeño de sus tareas. Los mismos compromisos se exigen a las demás partes interesadas, es decir, a las personas, grupos e instituciones que contribuyen a la consecución de sus objetivos, o que se encuentran implicados en las actividades que desempeña para lograrlo. En cumplimiento del décimo principio del Pacto Mundial, según el cual “las entidades se comprometen a combatir la corrupción en todas sus formas, incluyendo la extorsión y el soborno”, es intención de esta fundación seguir adelante en su compromiso de luchar contra la corrupción, mediante la aplicación de los criterios de transparencia recomendados por Transparency International. Este compromiso se traduce en dos principios generales:

– Rechazo de toda forma de corrupción, tanto directa como indirecta.

– Aplicación de una vigilancia específica para luchar contra la corrupción.

[3] Programa de actuación promulgado por las Naciones Unidas en julio de 2000 por iniciativa directa de su Secretario General, con el fin de implicar al mundo empresarial en una nueva forma de colaboración con las Naciones Unidas mediante la adhesión a 10 principios universales en los ámbitos de los derechos humanos, la protección laboral y la protección del medio ambiente

(www.unglobalpact.org).

5.3.1 Manipulación de la información. Tratamiento de la información y del conocimiento

La falsificación, manipulación o utilización deliberada de información falsa constituye un fraude.

La organización asume como principio de comportamiento la transparencia informativa; entendida como el compromiso de transmitir información fiable a los mercados y a la sociedad, que les permita formarse una imagen fiel de las actividades, estrategia y desempeño económico, social y ambiental de la fundación. Los empleados deberán transmitir dicha información de forma veraz, completa y comprensible. En ningún caso proporcionarán, a sabiendas, información incorrecta, inexacta o imprecisa que pueda inducir a error a quien la recibe.

Los empleados deben preservar la confidencialidad de la información obtenida en el curso de sus deberes y no deben utilizar o revelar dicha información sin autorización adecuada y específica o a menos que exista un requerimiento legal o profesional para hacerlo.

Los empleados deben velar para que ninguna de sus actividades pueda interpretarse como un intento de alterar la percepción de la compañía por parte de terceros. En cualquier caso, sólo

portavoces autorizados de la fundación podrán comentar públicamente sus actividades o resultados. Los empleados reflejarán con claridad y precisión las transacciones, hechos y eventos en los registros de la organización y pondrán especial cuidado respecto a la fiabilidad de la información financiera introducida en los sistemas, que reflejará, a la fecha correspondiente, los derechos y obligaciones de conformidad con la normativa aplicable. Si los empleados de la organización observaran circunstancias que, de acuerdo a su leal saber y entender, suponen un quebranto de los principios de conducta anteriores, deberán ponerlo de inmediato en conocimiento de la fundación a través del superior jerárquico, de la cadena de reporte alternativa o del compliance officer.

La fundación se compromete a formar a aquellos de sus empleados que participen en la elaboración de la información financiera, para que conozcan, comprendan y cumplan con los compromisos de la fundación en materia de control interno de la información de esta naturaleza.

5.3.2 Uso y protección de archivos

La fundación pone a disposición de sus empleados los recursos necesarios para el desempeño de su actividad profesional y se compromete a facilitar los medios necesarios para la protección y salvaguarda de los mismos. Los empleados no utilizarán dichos recursos para usos personales o extraprofesionales y/o para el desempeño de actividades que no estén relacionadas directamente con el interés de la fundación, responsabilizándose asimismo de la protección de aquellos que le fueran confiados en relación con su trabajo, observando en su custodia el máximo cuidado. Asimismo, los empleados no sustraerán o consentirán deliberadamente que terceros sustraigan dichos recursos, así como los bienes, efectos y demás activos de cualquier tipo (muebles o inmuebles, tangibles o intangibles y los documentos o instrumentos legales que acrediten la propiedad u otros derechos sobre dichos activos) que les hayan sido confiados por razón de su cargo o a los que tengan acceso.

En lo que se refiere a las aplicaciones y equipos informáticos, los empleados se comprometen a hacer un uso adecuado de los recursos informáticos que la fundación pone a su disposición para el desarrollo de sus funciones y a cumplir en todo momento con la normativa interna relativa a tales recursos. En particular, en el uso de dichos recursos informáticos y/o desarrollo de sus funciones, los usuarios no deberán: (i) comprometer la funcionalidad y la protección de los sistemas informáticos y las comunicaciones; (ii) enviar mensajes de correo electrónicos amenazantes o injuriosos, recurrir a lenguaje improcedente, realizar comentarios inapropiados que puedan suponer una ofensa a una persona y/o un daño a la imagen de la fundación; y/o (iii) navegar por páginas web con contenidos indecorosos u ofensivos; (iv) clumplir las políticas de licenciamiento del software instalado; (v) no instalar software sin autorización de la entidad.

5.3.3 Fiabilidad de la información y control de registros

La fundación considera la transparencia en la información como un principio básico que debe regir su actuación y por ello, garantizará que toda la información, financiera o no, que se comunique al patronato y a las Administraciones Públicas sea veraz y completa, refleje adecuadamente, entre otros, su situación financiera, así como el resultado de sus operaciones y sea comunicada cumpliendo los plazos y demás requisitos establecidos en las normas aplicables y principios generales de funcionamiento de los mercados y de buen gobierno que la fundación tenga asumidos.

Este principio de transparencia y veracidad de la información será también de aplicación en la comunicación interna. Los empleados se comprometen a comunicar la información tanto interna como externa de forma veraz. En ningún caso, entregarán información incorrecta, incompleta o inexacta, o que pudiera confundir al que la recibe. Igualmente, todas las transacciones de la fundación deben ser reflejadas con claridad y precisión en los archivos y sistemas. A título enunciativo y sin carácter exhaustivo, los empleados se responsabilizarán de:

– Asegurar que todos los bienes, derechos y obligaciones, así como todas las operaciones, transacciones y actuaciones realizadas quedan adecuadamente recogidas en los sistemas y archivos establecidos por la fundación para su registro contable.

– Asegurar que toda la información a ser facilitada al patronato, colaboradores, público en general y a las Administraciones Públicas se comunica de forma completa y veraz a las personas encargadas del reporting externo de la fundación.

– No llevar a cabo cualquier actuación que pueda suponer la falta de registro de ingresos obtenidos, el registro de gastos inexistentes, el falseamiento de documentos o la realización de operaciones simuladas o ficticias.

– Asegurar la adecuada custodia y conservación de la información recogida en los sistemas y archivos de la fundación, y en particular, deberán abstenerse de la destrucción deliberada de documentos de contabilidad antes del plazo previsto en la ley.

La fundación cuenta asimismo con un sistema de control interno sobre la información financiera.

5.3.4 Información reservada y confidencial

La fundación entiende que la información es uno de sus principales activos, imprescindible para la gestión de sus actividades. Por ello, uno de sus objetivos es preservar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la misma y de esta manera, minimizar los riesgos derivados de su divulgación y mal uso. Toda la información propiedad o custodiada por la fundación, de carácter no público, tiene la consideración de reservada y en algunos casos puede ser clasificada como confidencial. Por tanto, todos los empleados están obligados a mantener la reserva o confidencialidad, de acuerdo con los procedimientos internos establecidos al efecto, de aquella información sensible a la que accedan como consecuencia del desempeño de su actividad profesional.

Asimismo, los empleados no deberán hacer uso fraudulento de dicha información y evitarán beneficiarse personalmente de una oportunidad de lucro de la que tuvieran conocimiento como consecuencia del desempeño de sus tareas.

Revelar, difundir y usar información reservada y confidencial para usos o fines distintos a los del desempeño profesional constituye una falta de lealtad a la fundación, tanto cuando se haga sin la debida autorización como, muy especialmente, cuando se haga en interés particular.

5.3.5 Protección de la propiedad intelectual e industrial

Los empleados están comprometidos con la protección de la propiedad intelectual propia y ajena que incluye, entre otros, derechos de patentes, marcas, nombres de dominios, derechos de reproducción (incluso los derechos de reproducción de software), derechos de diseños, de extracción de bases de datos o sobre conocimientos técnicos especializados. En su relación con terceros, los empleados seguirán escrupulosamente las normas y procedimientos en lo que se refiere a la protección de la propiedad intelectual e industrial para evitar infringir los derechos de terceros.

5.3.6 Corrupción y soborno

La fundación prohíbe el uso de toda forma de pago ilícito, con medios pecuniarios o de otra clase, con el objetivo de obtener cualquier ventaja en las relaciones con sus partes interesadas, entendiendo que el concepto de “ventaja” incluye el trato de favor o la garantía de obtención de prestaciones debidas. Naturalmente, la prohibición también resulta de aplicación a los empleados que, en virtud de sus funciones y las actividades que desempeñan en la organización, pretendan aceptar y/u ofrecer sobornos en su propio beneficio o en el de familiares, asociados o conocidos.

En caso de que se prometan, ofrezcan o soliciten sobornos, los empleados deberán informar a su superior directo y al compliance officer (responsable del cumplimiento normativo) por medio del canal previsto para la recepción de avisos.

5.3.7 Donaciones a partidos políticos

La fundación se abstiene de ejercer cualquier tipo de presión ilícita, de forma directa o indirecta, sobre políticos; no financia partidos políticos, ni a sus representantes o candidatos, ni en España ni en el extranjero; ni patrocina ningún acontecimiento cuyo fin exclusivo sea la propaganda política. Eventuales situaciones críticas en la observancia de tales disposiciones y siempre conforme a la legislación vigente, deberán ser sometidas al previo examen de la comisión de cumplimiento.

5.3.8 Compromiso social. Donaciones a organizaciones benéficas y patrocinio

La fundación se compromete a una actuación responsable, que toma como punto de partida el

cumplimiento normativo, en todos los países donde actúa. En particular, asume la responsabilidad de respetar la diversidad cultural y las costumbres y principios vigentes entre las personas y comunidades afectadas por sus actividades. Asimismo, y en línea con su compromiso social, la fundación evaluará los aspectos no financieros de aquellos proyectos susceptibles de contar con su participación y de las inversiones materiales acometidas. La organización entiende que este análisis aporta coherencia al compromiso de la entidad con la sociedad y el desarrollo sostenible.

La organización podrá apoyar, mediante actividades de patrocinio y formalizando convenios específicos, iniciativas que se puedan referir a temas sociales, medioambientales, deportivos, del espectáculo y del arte, de la divulgación científica y tecnológica con eventos que ofrezcan garantía de calidad, que tengan carácter nacional o respondan a necesidades territoriales específicas (allí donde la fundación pretenda llevar a cabo iniciativas en territorios de interés industrial) implicando a los ciudadanos, las instituciones y las asociaciones con los cuales colabora, de modo que se garantice su originalidad y eficacia.

En cualquier caso, en la elección de las propuestas a apoyar, la fundación prestará particular atención hacia cualquier posible conflicto de intereses de orden personal o empresarial (por ejemplo, relaciones de parentela con los sujetos interesados o vínculos con organismos que puedan, por las funciones que desarrollan, favorecer de algún modo la actividad de la fundación).

5.3.9 Tratos de favor

La fundación no autoriza la realización, oferta ni aceptación, directa ni indirecta, de pagos ni beneficios por cualquier importe con el fin de agilizar servicios debidos por parte de sus interlocutores. En caso de que se prometan, ofrezcan o soliciten tratos de favor, los empleados deberán informar a su superior directo o a la cadena de reporte o al compliance officer (responsable del cumplimiento normativo) por medio del canal previsto para la recepción de avisos.

5.3.10 Regalos, obsequios, favores y atenciones

No se admite ningún tipo de regalo que pueda ser interpretado como algo que excede las prácticas comerciales o de cortesía normales o, de cualquier forma, destinado a recibir un trato de favor en la realización de cualquier actividad que se pueda vincular a la fundación. En particular, se prohíbe cualquier forma de regalo a funcionarios públicos españoles o extranjeros, auditores, consejeros, miembros del patronato, revisores o a sus familiares, que pueda influir en la independencia de juicio o inducir a garantizar cualquier tipo de favor. En este sentido, se prohíbe expresamente los pagos no contractuales o ilícitos a cualquier persona o entidad, pública o privada, con la intención de obtener o mantener negocios u otros beneficios o ventajas. También prohíbe aprovechar la existencia de relaciones personales con funcionarios públicos para obtener ventajas indebidas.

Esa norma, que no admite derogaciones ni siquiera en aquellos países donde ofrecer regalos de valor a los socios comerciales es una costumbre, es aplicable tanto a regalos prometidos u ofrecidos como a los ya recibidos; se debe precisar que por regalo se entiende cualquier tipo de favor. En cualquier caso, la fundación se abstiene de prácticas no permitidas por la legislación aplicable, por los usos comerciales o por los códigos éticos –si se conocen– de las empresas, de las fundaciones o de las entidades con las que mantiene relaciones.

Los obsequios de la fundación se caracterizan porque están destinados a promover la imagen de marca de la compañía. Los regalos ofrecidos –salvo aquellos de un valor módico– deberán gestionarse y autorizarse conforme a los protocolos establecidos y se deberán documentar adecuadamente.

Los obsequios y atenciones deberán ser razonables, transparentes y legítimos, y recibidos o entregados exclusivamente con motivo de intereses legítimos de la organización. Del mismo modo, deberán ser esporádicos, para evitar que la regularidad pudiera generar sospechas sobre su fin último. Adicionalmente, los obsequios y atenciones deberían ser socialmente aceptables, de tal manera que su conocimiento público no generara incomodidad al receptor o quien los entrega. La compañía entiende que el valor máximo de las atenciones u obsequios entregados no debe superar los 50 euros, cifra que podrá ser revisada periódicamente. Los obsequios en metálico o equivalente están expresamente prohibidos.

Los empleados que reciban obsequios o favores no autorizados en los casos previstos deberán comunicárselo a su superior jerárquico que, con el asesoramiento en su caso del compliance officer, evaluará si son pertinentes o no.

En aquellos casos en los que la fundación contrate los servicios de terceros para el desarrollo de las actividades en terceros países, éstos deberán asumir formalmente los compromisos de conducta recogidos en el Código Ético, especialmente en lo que se refiere a la relación con funcionarios y administraciones públicas.

Los empleados no podrán solicitar ni percibir, directa o indirectamente, comisiones, pagos o beneficios de terceros con ocasión de o con causa en las operaciones de inversión, desinversión, financiación o gasto que lleve a cabo la fundación, aunque ello no conlleve el incumplimiento de sus deberes para con la misma.

En caso de duda acerca de la aceptabilidad de las prácticas en este ámbito, los empleados deberán consultar con el responsable antes de actuar.

5.3.11 Blanqueo de capitales e irregularidades en los pagos

Los empleados deberán prestar especial atención a aquellos casos en los que pudieran existir indicios de falta de integridad de las personas o entidades con las que la fundación mantiene relaciones.

Con objeto de prevenir y evitar la realización de blanqueo de capitales provenientes de actividades delictivas o ilícitas, los empleados -además de su deber genérico de cumplir con las disposiciones legales aplicables- deberán prestar especial atención a aquellos supuestos en que existan indicios de falta de integridad de las personas o entidades con las que se realizan negocios o actividades económicas, tales como:

– pagos en metálico que resulten inusuales atendiendo a la naturaleza de la transacción, pagos realizados mediante cheques al portador y pagos realizados en divisas distintas a las especificadas en el contrato o acuerdo, o en la factura;

– pagos realizados a o por terceros no mencionados en el contrato o acuerdo correspondiente;

– pagos o cargos en una cuenta que no sea la cuenta habitual de transacciones con determinada persona o entidad, siempre que se desconozca el destino de los fondos transferidos;

– pagos a personas o entidades residentes en paraísos fiscales, o a cuentas bancarias abiertas en oficinas ubicadas en paraísos fiscales;

– pagos a entidades en las que, por su régimen jurídico, no sea posible identificar a sus socios o últimos beneficiarios;

– pagos extraordinarios no previstos en los acuerdos o contratos;

– pagos tramitados por vía de urgencia.

Ante cualquier situación de duda u observación de casos de pagos irregulares o blanqueo de capitales, los empleados deberán informar a la fundación a través de sus superiores jerárquicos o la cadena de reporte alternativa o compliance officer.

5.4 Compromiso con el mercado, con la fundación y con la comunidad

5.4.1 Respeto a la libre competencia y comportamiento en el mercado

Todos los empleados están comprometidos con la libre competencia y el cumplimiento de las leyes establecidas al respecto en los distintos países donde realizan actividades, evitando incurrir en cualquier actuación que suponga un abuso o restricción ilícita de la competencia. Asimismo, se abstendrán de realizar publicidad engañosa de la actividad de la fundación. De este modo, los empleados competirán en el mercado de manera leal, y no admitirán prácticas o conductas engañosas, fraudulentas o maliciosas que lleven a la obtención de ventajas inapropiadas en el mercado o en la sociedad. Asimismo, los empleados ejercerán el debido control interno para que, en sus respectivos ámbitos de influencia, se cumplan los compromisos adquiridos en lo que se refiere a las características de los servicios prestados.

En el desarrollo de las actividades, los empleados promocionarán a la fundación sobre la base de estándares objetivos, sin falsear las características o condiciones de los servicios que prestan o proyectos que se realicen. Todas las informaciones promocionales de la fundación se presentarán de forma clara con el fin de no ofrecer información que pudiera inducir a error. Los empleados no desvirtuarán las características de los servicios o proyectos ofrecidos por la fundación o inducirán a error sobre sus características.

La búsqueda de información acerca del mercado, de los proyectos o de las fundaciones equivalentes se desarrollará de forma ética y de acuerdo a las normas que protegen este tipo de información. Los empleados rechazarán la información sobre competidores obtenida de forma que viole el secreto bajo el que la mantienen sus legítimos propietarios. En particular, pondrán especial atención en este extremo en el caso de incorporación a la organización de profesionales provenientes de otras fundaciones del sector.

5.4.2 Neutralidad política

La fundación desarrolla su modelo de actividad sin interferir ni participar en los procesos políticos de aquellos países y comunidades en donde desarrolla sus actividades. Cualquier relación de la organización con gobiernos, autoridades, instituciones y partidos políticos estará basada en los principios de legalidad y neutralidad política. La fundación reconoce el derecho de sus empleados a ejercer su libertad de expresión, de pensamiento político y, en general, de participación en la vida pública, siempre que no interfiera en el desempeño de su actividad en la entidad, se desarrolle fuera del horario laboral y de cualquier instalación de la fundación y siempre de modo que tal participación no pudiera llevar a un observador externo a asociar a la organización con una u otra opción política.

5.4.3 Relaciones con patronato, voluntarios, donantes, beneficiarios, clientes, proveedores, contratistas y empresas colaboradoras, competidores, gobiernos y autoridades, comunidades locales

5.4.3.1 Relaciones con los fundadores

La intención de la fundación es la creación continua y de forma sostenida de valor para el patronato y los colaboradores, y la conciliación de los intereses de todos los componentes de la fundación mediante un diálogo continuo basado en la comprensión de los roles de todos. La fundación se compromete a proporcionar la información adecuada al patronato, de forma transparente, homogénea y simétrica y a establecer herramientas dinámicas de comunicación con él.

5.4.3.2 Relaciones con el patronato

La fundación establecerá con sus socios en negocios o actividades comunes, una relación de colaboración basada en la confianza, la transparencia en la información y la puesta en común de conocimientos, experiencias y capacidades, para alcanzar objetivos comunes y beneficio mutuo y a ello deben comprometerse sus empleados, quienes aplicarán los mismos principios éticos, de respeto, ambiente favorable y trabajo en equipo, como si se tratara de empleados internos. La fundación promoverá, entre el patronato y sus colaboradores y voluntarios, el conocimiento de esta norma de Ética y Conducta y la adopción de pautas consistentes con la misma. Asimismo, se promoverá el desarrollo de las auditorías que pudieran ser necesarias para identificar y corregir deficiencias o debilidades en los sistemas de control interno existentes en los negocios comunes que la fundación tenga con otros socios.

5.4.3.3 Relaciones con los clientes y beneficiarios

La fundación se compromete a ofrecer una calidad de servicios igual o superior a los requisitos y los estándares de calidad establecidos legalmente. En este sentido, asume, lidera e impulsa el compromiso con la máxima calidad, entendida ésta como la gestión adecuada de todos los recursos con los que cuenta la fundación para la consecución de los más altos niveles de calidad en términos de generación de valor para todas sus partes interesadas a lo largo del tiempo. Para ello, la fundación facilita los recursos necesarios con el fin de alcanzar la excelencia y establece las medidas apropiadas para asegurar que la política de calidad sea practicada por todos los empleados de acuerdo con estos principios. Los empleados deberán actuar de una forma íntegra con los clientes y beneficiarios de la fundación, teniendo como objetivos la consecución de los más altos niveles de calidad, la excelencia en la prestación del servicio y el desarrollo a largo plazo de unas relaciones basadas en la confianza y respeto mutuo.

Los contratos con los clientes y los beneficiarios serán redactados de forma sencilla y clara. En las relaciones precontractuales o contractuales con ellos se propiciará la transparencia y la información o asesoramiento que se proporcione a éstos ha de ser siempre suficiente, veraz, oportuna y adecuada. Bajo ningún concepto se podrán facilitar a los clientes y beneficiarios informaciones equivocas, ambiguas o poco rigurosas que puedan inducirles a error.

5.4.3.4 Relaciones con proveedores, suministradores, voluntarios, contratistas y empresas colaboradoras

Los procesos de selección de proveedores, suministradores, voluntarios, contratistas y empresas colaboradoras de la fundación se desarrollarán con imparcialidad y objetividad, para lo que sus empleados deberán aplicar criterios de calidad y coste en dichos procesos, evitando cualquier conflicto de interés o favoritismo en su selección. La fundación promoverá entre sus proveedores, contratistas, voluntarios y empresas colaboradoras el conocimiento de esta norma de Ética y Conducta y la adopción de pautas de conducta consistentes con la misma.

Los profesionales de la organización que accedan a datos de carácter personal de proveedores, colaboradores, voluntarios y suministradores, deberán mantener la confidencialidad de tales datos y dar cumplimiento a lo establecido en la legislación sobre protección de datos de carácter personal, en la medida en que resulte aplicable. La información facilitada por los profesionales de la fundación a todos ellos será veraz y no proyectada con intención de inducir a engaño.

Asimismo, se promoverá el desarrollo de las auditorías que pudieran ser necesarias para identificar y corregir deficiencias o debilidades en los sistemas de control interno de los proveedores, suministradores, voluntarios, contratistas y empresas colaboradoras.

5.4.3.5 Relaciones con los competidores

La fundación se compromete a actuar en los mercados de forma leal impulsando la libre competencia en beneficio de los consumidores y beneficiarios.

La fundación se compromete a impulsar la libre competencia en beneficio de los consumidores y usuarios. Los empleados no realizarán actuaciones desleales ni publicidad ilícita de su actividad, ni de la de sus competidores o terceros, y evitarán toda conducta que constituya o pueda constituir un abuso o restricción ilícita de la competencia. La obtención de información de terceros, incluyendo información de la competencia, se realizará inexcusablemente de forma legal.

5.4.3.6 Relaciones con gobiernos, autoridades y comunidades

Las relaciones con las autoridades, los organismos reguladores y las Administraciones Públicas se plantearán bajo los principios de cooperación y transparencia. La fundación reconoce el derecho de los empleados a ejercer su libertad de expresión, de pensamiento político y, en general, a participar en la vida pública, siempre y cuando no interfiera en el desempeño de su actividad profesional, se desarrolle fuera del horario laboral, y de modo que no lleve a un observador externo a asociar a la fundación con una opción o ideología política concreta.

Con la finalidad de poder determinar la existencia de eventuales incompatibilidades, los empleados informarán a sus superiores jerárquicos de su aceptación de cualquier cargo público, bien personalmente o de alguna persona vinculada[4].

La fundación considera que su participación en los debates sobre políticas públicas aporta información y conocimiento para el desarrollo de legislación, legítima y necesaria, y apoya que esto se haga de manera transparente. Todos los empleados deberán actuar con honradez e integridad en todos sus contactos o transacciones con las autoridades y empleados de los gobiernos y administraciones, asegurando que toda la información y certificaciones que presenten, así como las declaraciones que realicen sean veraces, claras y completas.

Asimismo, los empleados no obstaculizarán las peticiones de información por parte de funcionarios públicos o el cumplimiento de cualquier otra función que estos desempeñen en el ejercicio legítimo de sus facultades, siempre que estén amparadas y se ajusten a las leyes aplicables.

[4] Tendrán la consideración de personas vinculadas, el cónyuge o las personas con análoga relación de afectividad, los ascendientes, descendientes y hermanos del propio empleado y de su cónyuge, los cónyuges de los ascendientes, descendientes y hermanos del empleado.

5.4.4 Imagen y reputación corporativa

La fundación considera su imagen y reputación corporativa como uno de sus activos más valiosos para preservar la confianza de su patronato, colaboradores, clientes, empleados, proveedores, autoridades, y de la sociedad en general. Todos los empleados deben poner el máximo cuidado en preservar la imagen y reputación de la fundación en todas sus actuaciones

profesionales. Igualmente, vigilarán el respeto y uso correcto y adecuado de la imagen y reputación corporativa por parte de los empleados de contratistas, voluntarios, proveedores y empresas colaboradoras.

Los empleados han de ser especialmente cuidadosos en cualquier intervención pública, debiendo informar previamente a su superior jerárquico cuando vayan a intervenir, como empleados de la fundación, ante los medios de comunicación, redes sociales o en otro tipo de actos en los que existan indicios de que puedan tener una difusión pública relevante.

5.4.5 Protección de datos

La fundación impulsa la aplicación de las nuevas tecnologías siendo consciente de los efectos derivados de una inadecuada utilización de las mismas. Por ello se pone especial cuidado en asegurar el derecho a la intimidad, protegiendo los datos personales confiados por su patronato así como sus clientes, voluntarios, proveedores, empresas colaboradoras, contratistas, empleados, instituciones y público en general. Los empleados no revelarán datos de carácter personal obtenidos de ninguno de ellos para que, de acuerdo con las leyes aplicables, se asegure la privacidad y la confianza depositada en la fundación por estos colectivos. La fundación y sus empleados observarán las normas de protección de datos personales establecidas por las leyes, convenios internacionales y en su caso, normativa interna y a tal efecto no recogerán, tratarán, almacenarán, conservarán, comunicarán o usarán datos personales en forma que contravenga las citadas normas y respetarán los derechos legítimos de los titulares de tales datos.

5.4.6 Respeto al medio ambiente

La fundación está comprometida con el desarrollo sostenible.  Así, afronta su compromiso ambiental desde el estricto cumplimiento de la legislación aplicable en la materia en todos sus ámbitos de operación, asumiendo el compromiso de desarrollar sus actividades con el mayor respeto al medio ambiente y minimizando los efectos negativos que, eventualmente, éstas pudieran ocasionar.

Del mismo modo, la fundación contribuirá a la conservación de los recursos naturales y de aquellos espacios que tengan interés ecológico, paisajístico, científico o cultural. A tal efecto, establecerá las mejores prácticas y promoverá entre sus empleados la formación necesaria para preservar el medio ambiente. En sus relaciones con contratistas, voluntarios, proveedores o empresas colaboradoras externas, transmitirá estos principios y exigirá el cumplimiento de los procedimientos y requisitos medioambientales que fueran aplicables en cada caso.

CAPÍTULO 6

Asesores en materia de cumplimiento

6.1 Naturaleza

Se trata de un grupo de asesores externos, de caracter consultivo, que tiene como objeto asesorar a la dirección general en el sistema de vigilancia y cumplimiento de la norma de ética y conducta.

Siempre que la legislación aplicable lo permita y por puesta a disposición de la dirección general, tiene acceso a la información, documentos y oficinas de las sociedades, administradores, directivos y empleados de la fundación, incluidas las actas de patronato, supervisión y control, que fueran necesarios. A este respecto, todos los empleados, directivos y administradores deben prestar la colaboración que les sea requerida.

6.2 Funciones

A la Comisión de Cumplimiento, que está formada por quien ejerce las funciones de director general apoyado por sus asesores, le corresponden las siguientes funciones:

– Promover el conocimiento de la norma de ética y conducta en toda la organización.

– La interpretación superior y vinculante del código ético.

– Asesorar en la interpretación y aplicación de la norma de ética y de conducta

– Proponer acciones y mecanismos de control que fomenten, supervisen y, en su caso, ayuden a su cumplimiento.

– Velar para que todos los empleados y terceros puedan poner en su conocimiento posibles vulneraciones de la norma de ética de forma confidencial.

– Resolver o proponer la resolución, en su caso y bajo el principio de la presunción de inocencia, de las comunicaciones de infracción que considere pertinentes, comunicando, en su caso, a Recursos Humanos las infracciones de la norma de ética y de conducta detectadas, para la adopción de las medidas pertinentes.

– Recabar información de cualquier órgano o unidad de la empresa relativa a los asuntos que conozca.

– Velar para que no tenga lugar represalia alguna sobre aquellos empleados o terceros que comuniquen, de buena fe, presuntos incumplimientos de la norma de ética y de conducta.

– Elevar recomendaciones, si así lo estima conveniente, a los órganos de gobierno de la fundación en materias relacionadas con la salvaguarda, desarrollo y cumplimiento de la norma de ética y conducta.

– Proponer las modificaciones y desarrollos de la norma de ética y conducta que considere oportunas.

– Asistir, si fuera necesario, en desarrollos específicos de la norma de ética.

– Dar respuesta a las demandas de información que, con respecto a la implantación de la norma de ética y conducta, sean recibidas del exterior.

– Mantener un registro estadístico de las actuaciones realizadas.

– La evaluación anual del grado de cumplimiento del código ético.

– Dar cuenta al patronato de la fundación con la periodicidad que se determine acerca de las actividades y de la difusión y cumplimiento de la norma de ética y conducta.

 CAPÍTULO 7

Régimen disciplinario

La fundación desarrollará las medidas necesarias para la eficaz aplicación del código ético. Nadie, independientemente de su nivel o posición, está autorizado para solicitar que un empleado o tercero cometa un acto ilegal o que contravenga lo establecido en el código ético. A su vez, ningún empleado o tercero puede justificar una conducta impropia, ilegal o que contravenga lo establecido en el código ético amparándose en la orden de un superior jerárquico.

Cuando el compliance officer o la comisión de cumplimiento determine que un profesional de la fundación ha realizado actividades que contravengan lo establecido en la ley o en el código ético, encomendará a Recursos Humanos, o a la dirección responsable de la función de recursos humanos que corresponda, la aplicación de las medidas disciplinarias conforme al régimen de faltas y sanciones previsto en el convenio colectivo de la fundación a la que pertenezca el profesional o en la legislación laboral aplicable o en las normas internas de la fundación. 

CAPÍTULO 8

Actualización y vigencia

El código ético tiene plena vigencia desde la aprobación por el representante legal de la fundación y se revisará y actualizará periódicamente, atendiendo al informe anual de la comisión de cumplimiento, así como a las sugerencias y propuestas que realicen los profesionales de la fundación o sus diferentes unidades y departamentos. Cualquier revisión o actualización que suponga una modificación del código ético, aun cuando venga exigida por la legislación nacional de alguno de los países en los que desarrolle su actividad la fundación, requerirá la aprobación por el Patronato, previo informe de sus asesores en materia de cumplimiento.

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